REGULAMIN ORGANIZACYJNY
ZESPOŁU SCENTRALIZOWANEJ OBSŁUGI FINANSOWO – KSIĘGOWEJ w NOWYM SĄCZU

Rozdział 1
Postanowienia ogólne.

§ 1

1. Regulamin organizacyjny, zwany dalej „Regulaminem” określa organizację i zasady funkcjonowania Zespołu Scentralizowanej Obsługi Finansowo-Księgowej w Nowym Sączu.
2. Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:
1) Zespół – Zespół Scentralizowanej Obsługi Finansowo- Księgowej w Nowym Sączu,
2) Prezydent – Prezydenta Miasta Nowego Sącza,
3) Kierownik – kierownik Zespołu Scentralizowanej Obsługi Finansowo-Księgowej w Nowym Sączu,
4) Główny księgowy – główny księgowy Zespołu Scentralizowanej Obsługi Finansowo-Księgowej w Nowym Sączu,
5) Regulamin – niniejszy regulamin,
6) Jednostki – obsługiwane jednostki określone w § 2 Uchwały Nr XCVI/1106/2024 Rady Miasta Nowego Sącza z dnia 23 stycznia 2024 r.
7) Uchwała – Uchwała Nr XXVII/294/2016 Rady Miasta Nowego Sącza z dnia 13 września 2016 r. w sprawie wspólnej obsługi jednostek organizacyjnych miasta Nowego Sącza oraz zmiany statutu Zespołu Scentralizowanej Obsługi Finansowo- Księgowej w Nowym Sączu zmienione uchwałami: Uchwałą Nr XXXI/328/2016 Rady Miasta Nowego Sącza z dnia 15 listopada 2016 r., Uchwałą Nr XXXVIII/376/2017 Rady Miasta Nowego Sącza z dnia 21 marca 2017 r., Uchwałą Nr LI/526/2018 Rady Miasta Nowego Sącza z dnia 23 stycznia 2018 r., Uchwałą Nr XXXIV/377/2020 Rady Miasta Nowego Sącza z dnia 22 września 2020 r., Uchwałą Nr XLVII/556/2021 Rady Miasta Nowego Sącza z dnia 13 lipca 2021 r., Uchwałą Nr LXII/775/2022 Rady Miasta Nowego Sącza z dnia 24 maja 2022 r. i Uchwałą Nr LXXVIII/924/2023 Rady Miasta Nowego Sącza z dnia 24 stycznia 2023 r. oraz Uchwałą Nr XCVI/1106/2024 Rady Miasta Nowego Sącza z dnia 23 stycznia 2024 r.

§ 2

Zespół Scentralizowanej Obsługi Finansowo-Księgowej w Nowym Sączu jest jednostką organizacyjną miasta Nowego Sącza nieposiadającą osobowości prawnej, działającą na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

§ 3

1. Zespół jest jednostką organizacyjną miasta Nowego Sącza, prowadzoną w formie jednostki budżetowej.
2. Siedzibą Zespołu Scentralizowanej Obsługi Finansowo-Księgowej i terenem działania jest miasto Nowy Sącz.
3. Nadzór nad działalnością Zespołu sprawuje Prezydent Miasta Nowego Sącza.

Rozdział 2
Przedmiot działania, cele, zadania.

§ 4

1. Przedmiotem działania Zespołu jest wykonywanie w imieniu Miasta zadań polegających na prowadzeniu wspólnej obsługi finansowo-księgowej funduszu świadczeń socjalnych w części dotyczącej udzielania świadczeń na cele mieszkaniowe pracownikom, emerytom i rencistom, byłym pracownikom, jednostek organizacyjnych miasta Nowego Sącza.
2. Działanie Zespołu ma charakter usługowy w stosunku do obsługiwanych jednostek i nie może naruszać ich autonomii oraz kompetencji dyrektorów tych jednostek w granicach ustalonych przepisami prawa.
3. Zespół administruje środkami wspólnego funduszu mieszkaniowego tworzonego ze środków wydzielonych z zakładowych funduszy świadczeń socjalnych pracowników, emerytów i rencistów – byłych pracowników Zespołu i obsługiwanych jednostek.

§ 5

1. Do podstawowych zadań Zespołu należy:
a) opracowanie planu i realizacja budżetu Zespołu,
b) prowadzenie księgowości syntetycznej i analitycznej wydatków budżetowych i dochodów budżetowych,
c) opracowanie materiałów analitycznych i sprawozdawczych (rzeczowych, finansowych i osobowych),
d) sporządzanie sprawozdań finansowych i statystycznych dla Głównego Urzędu Statystycznego,
e) sporządzanie okresowych i rocznych sprawozdań finansowych (bilans, rachunek zysków i strat, zestawienia zmian w funduszu),
f) prowadzenie obsługi rachunków bankowych,
g) prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia,
h) prowadzenie spraw dotyczących zatrudnionych pracowników Zespołu,
i) obsługa finansowo-księgowa środków funduszu świadczeń socjalnych pracowników i byłych pracowników Zespołu,
j) gromadzenie i przechowywanie dokumentacji kadrowej, finansowo-księgowej Zespołu,
k) archiwizowanie dokumentacji,
l) wykonywanie innych zadań zleconych przez Prezydenta Miasta Nowego Sącza.

2. Do zadań Zespołu powierzonych w ramach wspólnej obsługi należy:
a) ustalanie zasad prowadzenia wspólnej działalności socjalnej, zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,
b) opracowywanie regulaminu przyznawania pożyczek na cele mieszkaniowe w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi,
c) przyznawanie pożyczek i ich realizacja,
d) sporządzanie i przekazywanie wyciągów z kart zadłużeń do obsługiwanych przez Zespół Jednostek w celu dokonania potrąceń z list płac,
e) prowadzenie na podstawie dowodów księgowych księgowości syntetycznej i analitycznej,
f) sporządzanie i wysyłanie ponagleń w sprawie spłaty pożyczek,
g) wystawianie zaświadczeń dotyczących zadłużenia na wniosek pożyczkobiorców,
h) opracowanie materiałów analitycznych i sprawozdawczych,
i) sporządzanie okresowych sprawozdań i rocznych bilansów,
j) prowadzenie obsługi rachunku bankowego funduszu świadczeń socjalnych,
k) prowadzenie ewidencji przekazywanych odpisów z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na cele mieszkaniowe obsługiwanych jednostek,
l) rozliczanie odsetek bankowych od zgromadzonego funduszu,
m) przekazywanie obsługiwanym jednostkom informacji o stanie funduszu i zadłużenia,
n) gromadzenie i przechowywanie dokumentacji dotyczącej wspólnej działalności socjalnej.

Rozdział 3
Organizacja wewnętrzna i zarządzanie.

§ 6

1. Zespołem kieruje i reprezentuje Zespół na zewnątrz Kierownik na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Prezydenta Miasta Nowego Sącza.
2. Prezydent Miasta powierza stanowisko kierownika i nawiązuje z nim stosunek pracy.
3. Kierownik odpowiada przed Prezydentem za prawidłową organizację pracy i zgodną z przepisami działalność ekonomiczno-administracyjną i finansową Zespołu.
4. Kierownik jest pracodawcą w rozumieniu przepisów prawa pracy w stosunku do pracowników Zespołu.
5. Status prawny pracowników Zespołu określa ustawa z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych.

§ 7

1. Kierownik wykonuje swoje zadania przy pomocy głównego księgowego i pozostałych pracowników Zespołu.
2. W skład Zespołu wchodzą: następujące stanowiska z nadanymi im symbolami literowymi i komórka ds. obsługi ZFŚS:
1) Kierownik KI
2) Główny księgowy GK
3) Stanowisko ds. płac K
4) Komórka ds. obsługi ZFŚS ZFŚS
3. Samodzielne stanowiska pracy są jednoosobowe.
4. Kierownik i Główny Księgowy oprócz zadań na swoich stanowiskach realizują także zadania związane z obsługą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
5. Szczegółowe uprawnienia, obowiązki i odpowiedzialność pracowników Zespołu określają zakresy czynności i odpowiedzialności służbowej zatwierdzone przez Kierownika.
6. Obsługę prawną Zespołu realizuje Radca Prawny w ramach ustalonych terminów przyjęć w Wydziale Edukacji Urzędu Miasta Nowego Sącza.

Rozdział 4
Zadania Kierownika i pracowników Zespołu Scentralizowanej Obsługi Finansowo-Księgowej.

§ 8

Do zadań Kierownika Zespołu należy:
1) realizacja zadań statutowych jednostki,
2) ustalanie wewnętrznej organizacji pracy Zespołu, w szczególności określenie obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników,
3) nadzorowanie i kontrolowanie terminów oraz prawidłowości załatwiania spraw przez pracowników Zespołu,
4) wydawanie wewnętrznych aktów prawnych: zarządzeń, instrukcji, poleceń służbowych, upoważnień regulujących pracę w Zespole,
5) wykonywanie obowiązków pracodawcy w zakresie prawa pracy w stosunku do pracowników Zespołu,
6) współpraca z dyrektorami: żłobka, przedszkoli, szkół i placówek oświatowych w zakresie wspólnej działalności,
7) zapewnienie ochrony zbiorów danych osobowych i nadzoru nad bezpieczeństwem informacji,
8) realizacja zadań z zakresu zakładowego funduszu mieszkaniowego pracowników, emerytów i rencistów obsługiwanych jednostek,
9) przestrzeganie procedur zawierania umów oraz sporządzanie rejestru umów,
10) sporządzanie zbiorów danych o zatrudnionych pracownikach i przekazywanie do Systemu Informacji Oświatowej.

§ 9

Do zadań Głównego Księgowego należy w szczególności:
1) koordynowanie działań zapewniających dyscyplinę finansową i przestrzeganie zasad rachunkowości oraz gospodarności w Zespole,
2) opracowywanie wspólnie z Kierownikiem Zespołu polityki rachunkowości, zakładowego planu kont, instrukcji inwentaryzacyjnej, obiegu i kontroli dokumentów księgowych,
3) terminowe i prawidłowe dokonywane rozliczeń finansowych,
4) koordynowanie prac z zakresu wspólnej obsługi finansowo-księgowej funduszu świadczeń socjalnych przeznaczonego na cele pożyczek mieszkaniowych,
5) dokonywanie wstępnej kontroli:
a) zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
b) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,
6) nadzorowanie prac w zakresie rachunkowości, wykonywanych na poszczególnych stanowiskach pracy,
7) zatwierdzanie dokumentów do wypłaty,
8) parafowanie umów zawieranych przez Kierownika Zespołu na znak akceptacji wydatku,
9) analiza wykonania planu finansowego i opracowywanie sprawozdań finansowych z wykonania budżetu,
10) prowadzenie rejestrów sprzedaży i zakupów w celu rozliczania podatku VAT,
11) sporządzanie cząstkowej deklaracji podatkowej VAT- 7,
12) prowadzenie obsługi rachunków bankowych,
13) sporządzanie sprawozdań statystycznych do Głównego Urzędu Statystycznego,
14) sporządzanie miesięcznych, kwartalnych, rocznych sprawozdań finansowych oraz bilansu.

§ 10

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku ds. płac obejmuje:
1) naliczanie wynagrodzeń i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy i sporządzanie list płac pracowników Zespołu,
2) dokonywanie potrąceń od wynagrodzeń pracowników,
3) sporządzanie przelewów wynagrodzeń na indywidualne konta pracowników oraz potrąceń z wynagrodzeń na wskazane konta,
4) sporządzanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu RP-7 oraz załączników,
5) sporządzanie deklaracji ZUS, raportów DRA, RCA, RSA oraz terminowe przekazywanie tych dokumentów do ZUS drogą elektroniczną,
6) sporządzanie przelewów na konto ZUS i US zgodnie z miesięcznymi deklaracjami,
7) przesyłanie sporządzonych rocznych deklaracji PIT do urzędu skarbowego,
8) wydawanie zaświadczeń dotyczących wysokości wynagrodzeń na żądanie pracownika.

§ 11

Do zadań komórki ds. obsługi ZFŚS należy:
1) Ustalanie zasad prowadzenia wspólnej działalności socjalnej,
2) Opracowywanie regulaminu przyznawania pożyczek w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi,
3) Przyjmowanie i kompletowanie wniosków o pożyczkę,
4) Przyznawanie pożyczek i ich realizacja w tym sporządzanie umów dotyczących pożyczek,
5) Prowadzenie obsługi rachunku bankowego funduszu świadczeń socjalnych,
6) Prowadzenie ewidencji przekazywanych odpisów z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na cele mieszkaniowe obsługiwanych jednostek,
7) Prowadzenie ewidencji analitycznej i syntetycznej w zakresie gromadzenia i wykorzystywania funduszu mieszkaniowego,
8) Opracowanie materiałów analitycznych i sprawozdawczych,
9) Sporządzanie okresowych i rocznych sprawozdań oraz bilansów,
10) Informowanie o stanie zadłużenia pożyczkobiorców,
11) Podział odsetek od zgromadzonych odpisów na koniec roku kalendarzowego, a w przypadku likwidacji obsługiwanej jednostki w ciągu roku,
12) Przekazywanie obsługiwanym jednostkom informacji o stanie funduszu i zadłużenia,
13) Gromadzenie i przechowywanie dokumentacji dotyczącej wspólnej działalności socjalnej,
14) Archiwizacja dokumentacji wspólnej działalności socjalnej.

§ 12

Do wspólnych zadań i obowiązków wszystkich pracowników Zespołu należy w szczególności:
1. Pełne zaangażowanie się w realizację celów Zespołu poprzez aktywne włączanie się w realizację zadań, rzetelne i terminowe wywiązywanie się z powierzonych obowiązków.
2. Dążenie do podnoszenia kwalifikacji zawodowych, bieżąca aktualizacja posiadanej wiedzy niezbędnej do prawidłowego załatwiania spraw (samokształcenie).
3. Przestrzeganie zasad kultury współpracy z innymi pracownikami Zespołu, pracownikami obsługiwanych placówek organizacyjnych Miasta i petentami.
4. Znajomość i przestrzeganie przepisów, zarządzeń, instrukcji niezbędnych do prawidłowego załatwiania spraw na powierzonych odcinkach pracy.
5. Dbanie o podnoszenie jakości pracy oraz zgłaszanie Kierownikowi wniosków dotyczących usprawnień w pracy.
6. Terminowe i sumienne wykonywanie poleceń przełożonych.
7. Dbałość o porządek w miejscu pracy oraz właściwe zabezpieczanie powierzonych dokumentów służbowych, pieczątek i innych materiałów.
8. Referowanie-przedstawianie przełożonym spraw w sposób obiektywny i zgodny z posiadaną wiedzą oraz niezwłoczne zgłaszanie przełożonym problemów utrudniających terminowe i rzetelne wywiązanie się z powierzonych zadań.
9. Zgodne z przepisami i przeznaczeniem wykorzystanie powierzonego majątku, zabezpieczenie go dostępnymi środkami przed zniszczeniem lub nieuzasadnionym obniżeniem jego wartości.
10. Dążenie do racjonalizacji ograniczenia kosztów rzeczowych poprzez oszczędne gospodarowanie nimi (materiały biurowe, oświetlenie, rozmowy telefoniczne itp.).
11. Przestrzeganie dyscypliny pracy oraz innych przepisów dotyczących organizacji pracy w Zespole.
12. Zachowanie tajemnicy służbowej i ustawy o ochronie danych osobowych.

Rozdział 5
Organizacja pracy.

§ 13

1. Kierownik w razie potrzeby kontaktuje się z pracownikami Zespołu i dyrektorami obsługiwanych jednostek.
2. Kierownik przewodniczy naradom Komisji Socjalnej ds. przyznawania pożyczek mieszkaniowych, które odbywają się w wyznaczonych terminach.
3. Członkiem w/w Komisji jest również Główny Księgowy Zespołu.

§ 14

1. Pracownicy Zespołu są zobowiązani tak organizować swoją pracę, by nie utrudniać pracy innym pracownikom oraz móc służyć pomocą, zaangażowaniem i swoją wiedzą w rozwiązywaniu złożonych problemów,
2. Pracownicy Zespołu rozwiązują pojawiające się problemy na swoim szczeblu oraz zgłaszają niezwłocznie Kierownikowi pojawienie się problemów wymagających jego interwencji.

§ 15

1. Podczas nieobecności Kierownika jego obowiązki pełni Główny Księgowy lub wyznaczony pracownik.
2. Powierzenie obowiązków, o których mowa w pkt. 1 następuje w drodze pisemnego pełnomocnictwa udzielonego przez Kierownika.

Rozdział 6
Zasady podpisywania, znakowania dokumentów i korespondencji.

§ 16

1. Pisma i dokumenty zawierające oświadczenia powodujące powstanie, zmianę lub wygaśnięcie praw majątkowych podpisują Kierownik łącznie z Głównym Księgowym.
2. Pisma i dokumenty dotyczące czynności w zakresie prawa pracy pracowników Zespołu podpisuje Kierownik Zespołu.
3. Kierownik Zespołu podpisuje jednoosobowo Umowy cywilnoprawne na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Prezydenta, decyzje, pisma, zarządzenia wewnętrzne, inne dokumenty i materiały w sprawach należących do jego kompetencji.

§ 17

1. Główny Księgowy podpisuje pisma, dokumenty i korespondencję w zakresie swego działania z wyjątkiem spraw zastrzeżonych do podpisu przez Kierownika.
2. Umowy oraz inne dokumenty, które mogą spowodować powstanie zobowiązań finansowych wymagają kontrasygnaty Głównego Księgowego.
3. Główny Księgowy zastępując Kierownika używa stempla podpisowego Kierownika, na którym umieszcza skrót: w/z. Główny Księgowy imię i nazwisko.

Rozdział 7
Postanowienia końcowe.

§ 18

1. Zmiana regulaminu wymaga formy właściwej dla jego nadania.
2. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie stosuje się powszechnie obowiązujące przepisy prawa.